Penguatan Layanan Berbasis Teknologi Informasi

Pada tanggal 14 Maret 2015 UPBJJ-UT Pangkalpinang melaksanakan kegiatan Rapat Koordinasi Daerah (Rakorda) dengan pengurus Pokjar dan KBM se Bangka Ballitung. Rakorda kali ini kita berharap sebagai ajang mencari solusi terbaik terhadap layanan ke mahasiswa dan sekaligus silahturahmi antar pengurus Pokjar dan KBM dengan Pimpinan UPBJJ-UT.

Sebelum kegiatan Rakorda ini, penulis sebagai Kasubbag TU sangat sering menerima telpon mahasiswa yang menurut penulis itu informasi simple sederhana tapi penting untuk segera sampai kemahasiswa. Seperti ijazah mahasiswa yang sudah selesai, kapan awal registrasi, kapan tutup registrasi dan lain lain.   Begitu juga untuk layanan akademik (yang sedikit rumit untuk dijelaskan lewat telpon) sering ada pertanyaan  bagimana caranya tuton, registrasi SUO cara upload karil dan lain-lain. Belum lagi masalah masalah yang lupa registrasi, lupa ujian dan seambrek permasalahan lainnnya.

Persoalan ini menjadi perhatian Pimpinan UPBJJ-UT Pangkalpinang. Kita sangat menyadari bahwa mahasiswa UT keadaan, latar belakang dan kemampuannya sangat bervariasi. Artinya semakin bervariasi berarti permasalahan semakin kompleks, apalagi ditambah jumlah mahasiswa lumayan banyak. Dalam kontek sistem belajara jarak jauh, UT sudah menyediakan Katalog yang informasi sudah lengkap, tapi belum cukup karena jumlahnya terbatas, mahasiswa dan pengurus pokjar tidak selalu membawa katalog ditambah  kadang-kadang Pokjar ini bilang A, Pokjar itu bilang B jadi sedikit simpang siur..

Dari pemasalahan diatas setelah dikonsultasikan dengan Kepala dan para Koordinator penulis terilhami untuk thema Rakorda kali ini “Peningkatan Pelayanan Akademik dengan Jaminan Standar Kualitas Berbasiskan Teknologi Informasi.” Singkat cerita tema ini akhirnya disetujui untuk dijadikan acuan kerja Rakorda 2015.

Pada saat Rakorda Kepala, Kasubbag dan para Koordinator menyampaikan materi fokus pada layanan berbasis Teknologi Informasi dengan tidak mengesampingkan Pokjar/KBM sebagai simpul Informasi. Bagi kami semua simpul informasi ke UT-an itu sangat penting, dari mulai katalog, para pengurus Pokjar/ KBM, tutor, alumni dan khususnya seluruh staff UPBJJ-UT Pangkalpinang. Mereka semua perlu di update tentang ke UT an yang bersifat kekinian sehingga akan ter- upgrade pengetahuan tentang ke UT-an.

 

Berikan Layanan Terbaik Pada Mahasiswa

Teknologi Informasi khususnya website menjadi sangat penting dan sangat tepat dengan kondisi geografis wilayah kerja UPBJJ-UT Pangkalpinang berbentuk kepulauan. Karena model ini, bisa menjangkau seluruh wilayah dan sangat cepat meng-update informasi sederhana yang sifatnya rutin tapi penting seperti awal registrasi, tutup registrasi, ijazah serta informasi layanan bantuan belajar seperti tuton, tata cara upload karil hingga materi materi yang bersifat motivasi seperti trik belajar mandiri, profil mahasiswa berpretasi dan berita kegiatan UPBJJ-UT Pangkalpinang.

Setelah Rakorda (karena ingin memberikan layanan terbaik pada mahasiswa), penulis membentuk Tim yang bertangungjawab pada konten website www.pangkalpinang.ut.ac.id. Tim ini beranggotakan Agung Wicaksono, dua TKT ICT Ageng Yuliantoro, S.Kom dan Ariyanto, S.Kom. Untuk penulis berita Dwi Pujiastuti, SE dan Nia Erawati. Tim ini penulis latih tentang menulis berita selama satu hari dan langsung praktek menulis berita. Alhamduliah hasilnya cukup memuaskan, semua bisa menulis berita, mereka tidak ada lagi pertanyaan menulis itu mulai dari mana.

Satu bulan pertama kami terkejut, berdasarkan informasi dari google analitik, hits website www.pangkalpinang.ut.ac.id biasanya cuma ratusan (kisaran 250 samapai paling tinggi 750 hits) bisa tembus 7710 hits. Kanapa kami terkejut karena mahasiswa UPBJJ-UT Pangkalpinang kisaran 7800an, itu artinya hampir 100% mahasiswa kita lihat webs terbaru ini. Pernah mencapai titik tertinggi dalam sehari 14123 hits. Setelah di telusur ternyata yang meng-klik www.pangkalpinang.ut.ac.id bukan hanya mahasiswa UPBJJ-UT Pangkalpinang. Itu artinya UPBJJ-UT Pangkalpinang berbagi informasi dengan mahasiswa UT di Indonesia dan di Luar Negeri.

Yang lebih menggembirakan lagi respon mahasiswa, khususnya yang jauh dari Kantor UPBJJ-UT Pangkalpinang sangat positif. Mereka senang dengan perubahan konten webs UPBJJ-UT Pangkalpinang. Sekarang mahasiswa yang bertanya melalui telpon penulis sudah berkurang, semua ada di www.pangkalpinang.ut.ac.id mulai dari layanan sifatnya informasi seperti Ijazah, Registrasi, Ujian dan Layanan Bantuan Belajar semua ada di www.pangkalpinang.ut.ac.id.

Tidak berhenti disini, Tim ICT terus berinovasi dengan menambahkan layanan pemesanan LKAM (alamatnya http://pangkalpinang.ut.ac.id/index.php/formulir-kemahasiswaan/formulir-pesan-lkam), layanan pembuatan Surat Keterangan Mahasiswa (SKM) (http://www.pangkalpinang.ut.ac.id/index.php/formulir-kemahasiswaan/formulir-pembuatan-surat-keterangan-mahasiswa-skm) dan walau sudah ada SRO kami juga menambahkan layanan pembuatan LIP (http://www.pangkalpinang.ut.ac.id/index.php/formulir-kemahasiswaan/formulir-pesan-lip-reg-matakuliah).

Akhir kata, semua inovasi diatas pada prinsipnya untuk memberikakan layanan yang berorentasi pada keinginan pelanggan yaitu mudah mendapatkan informasi, akurat datanya dan terparcaya sumbernya.

Agus Saeful Mujab

Newsletter Subscriber

Name:
Email: